Com o uso cada vez mais frequente de aplicativos e softwares nos ambientes de trabalho, utilizar papel tem se tornado uma prática cada vez mais deixada para trás. Poder resolver trâmites burocráticos ou substituir documentações, relatórios e outros materiais impressos por versões digitais dos mesmos são atualmente opções inteligentes e viáveis que podem ajudar de maneira significativa na melhoria dos processos de negócios.

Além da notável economia de papel, a substituição pelo digital faz com que os processos cheguem aos envolvidos com mais agilidade, eliminando a necessidade de deslocamento físico de processos e, o mais importante, excluindo a possibilidade de perda e extravio de documentos.

Um bom exemplo de software que otimiza o dia a dia de trabalho é o Papel Zero, desenvolvido pela empresa de tecnologia Digix. Com ele, é possível que os processos dentro da administração pública sejam tramitados de forma eletrônica, o que inclusive, melhora a entrega de serviços à população.

O programa é utilizado na Secretaria de Educação do Mato Grosso do Sul desde março de 2017 no departamento de convênios, auxiliando nos trâmites de transporte escolar rural e em demandas referentes ao FUNDEB (Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica e de Valorização dos Profissionais da Educação). Em maio de 2019, ele passou a ser utilizado também no setor de Recursos Humanos, facilitando a tramitação de exonerações, convocações, férias, licenças, entre outros processos, aumentando a produtividade e diminuindo a morosidade dos procedimentos. Outro destaque segundo a product manager do Papel Zero, Jaqueline Camondy, é que ele permite visualizar o andamento dos trabalhos, acompanhando as solicitações pendentes e executadas, possibilitando identificar gargalos e organizar ações necessárias para resolver esses entraves.

É importante destacar também que o Papel Zero facilita os fluxos e evita os erros provenientes de trabalhos manuais, como rasuras e preenchimentos errôneos de dados, pois os servidores utilizam um sistema único. Outra vantagem é que o software permite anexar diferentes tipos de mídias aos processos, como arquivos de imagem, texto, vídeo e som, por exemplo, o que deixa os trâmites ainda mais completos. “O trabalho também se torna mais fluido. O programa ajuda na delegação de atividades aos responsáveis, organiza a demanda de trabalho, traz mais praticidade e comodidade a todos os envolvidos que podem acessar os processos de qualquer lugar e a qualquer hora. Ele concentra todas as informações pertinentes dos processos no mesmo lugar, independente do formato do arquivo e possibilita localizar facilmente uma solicitação, dentre a relação de solicitações recebidas”, explica Camondy.

No que diz respeito à segurança, o Papel Zero também se destaca pois bloqueia informações sigilosas promovendo mais segurança da informação, possibilita a transparência dos atos e atende diferentes cenários e necessidades de assinaturas eletrônicas.

Hoje, além da Secretaria de Estado de Educação de Mato Grosso do Sul (SED), o Papel Zero também é utilizado na Sanesul e está em fase de implantação na Secretaria de Estado de Fazenda (Sefaz).  Para se ter uma ideia, apenas na SED, até o momento, mais de 69 mil processos já foram cadastrados utilizando o software e mais de 1.800.000 folhas de papel deixaram de ser impressas graças ao seu uso.

Segundo Jaqueline Camondy, a adoção do programa ajuda a promover a transformação digital nesses locais, tratando os processos eletrônicos com a seriedade que eles merecem e com a legalidade que precisam ser tramitados. “É certo que existem desafios para uma transformação digital. Estamos falando de mudança de cultura, possivelmente processos de trabalho. Contudo, buscamos por meio de um relacionamento ativo com nossos usuários e clientes, trazer apoio em todos os momentos, facilitando assim, o processo de mudança”, explica.

A solução é um sistema simples, intuitivo, de fácil implantação aos mais variados níveis de servidores e que pode ser integrada com outras plataformas utilizadas pela gestão, tanto que hoje, mais de 2750 pessoas já utilizam o software em suas funções. Além disso, dispõe de todo o suporte da Digix, uma das mais renomadas empresas de tecnologia do país.

Para saber mais sobre as funcionalidades do Papel Zero, acesse https://papelzero.com.br/

(Com assessoria. Foto: Divulgação)